NUESTROS SERVICIOS
Archivos y Gestión Documental
Resolvemos los problemas que la gestión de Documentos representa para las empresas u organismos, planteando las mejores soluciones a los problemas de espacios, pérdida de tiempos o peor aún, pérdida de clientes.
Servicio en sede del cliente
Administración documental vía procesamiento informático web online realizado en las instalaciones del cliente. Además capacitamos al personal, nos encargamos del diseño del archivo y estanterías, de los procesos de catalogación y generación de reportes.
Digitalización de Documentos
Proceso realizado con tecnología de última generación donde transformamos el documento papel a formato digital, estos se almacenan en nuestro sistema y a través del programa de búsqueda que maneja distintos criterios en base a la necesidad definida por el cliente permite luego su recuperación, importación de la imagen, impresión, etc.
¿QUÉ MÁS PODEMOS HACER POR TU EMPRESA?
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ORDEN A TUS ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
En nuestros Centros Documentales, ordenamos, clasificamos y almacenamos en contenedores especiales, y acondicionamos en módulos de estanterías especialmente diseñadas previamente de su registración en el sistema web que nos permite ubicar perfectamente su documento en tiempo y forma.
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INFORMATIZACIÓN DE HISTORIAS CLINICAS
- Administración de Historias Clínicas para Instituciones de la Salud
- Este servicio permite a las Instituciones de la Salud ganar espacio y rapidez en la gestión administrativa.
- Procedimiento:
1.- Registro en el sistema por ID.
Conservación en contenedores normalizados.
2.- Actualización permanente de las novedades.
3.- Ubicación inmediata ante cualquier consulta.
4.- Digitalización del resumen de la HC
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OTROS SERVICIOS
- Traslados especiales de muebles, útiles, documentación y equipamiento a espejo.
- Gestión de stock, catalogación, inventarios.
- Provisión de packaging.
- Alquileres de espacios por posiciones estándares.
- Administración de lotes de muestras.
- Destrucción informatizada ó expurgue de la documentación.
- Guarda de muebles, últiles, material de merchandising.
¿QUERÉS SABER MÁS?
AMPLIAMOS UN POCO LA INFORMACIÓN SOBRE NUESTROS SERVICIOS
El almacenamiento se realiza en cajas contenedoras normalizadas, cerradas opcionalmente con un precinto, de esta forma se garantiza la correcta conservación e inviolabilidad.
La única identificación que poseen las cajas en el sector de almacenamiento, es una etiqueta con un código de barras, con una codificación alfanumérica que hace referencia al número de cliente y la ubicación física de la caja contenedora.
Todos los movimientos de cada caja desde el comienzo de su almacenamiento, guarda y custodia, se registran en sistema.
El cliente es el único que conoce la documentación que se encuentra en cada caja contenedora; lo que le asegura la mayor confidencialidad de su información.
Procesos:
Relevamiento del archivo del cliente, estado actual, lay out, etc.
Se definen los criterios de clasificación, se estima la cantidad de cajas estándares lo que luego permitirá definir el costo del abono mensual.
Traslado del material a la planta DLyS.
Inventariado, provisión de materiales, registro y alta al sistema informático, generación de sticker con código de barras que será la referencia para la posición topográfica de cada caja en su estantería o racks y ubicación definitiva de las mismas.
Consultas:
El servicio prevé el acceso a la información ya sea vía mail o directamente por la web, para el caso en que el documento se encuentre previamente digitalizado.
También se podrá solicitar directamente la caja a la que podrá acceder por una vía express (dentro de las 4 hs).
Expurge:
Periódicamente por pedido del cliente o por cumplimiento de los plazos legales, manteniéndolo depurado.
El servicio contempla la capacitación de empleados y la provisión del software necesario para realizar una tarea compatible con el método de referenciación que permitirá el acceso sencillo a la documentación buscada por el mismo cliente.
Este método y el software respectivo dependerá del modelo de clasificación documental seleccionado.
En el caso que el cliente no cuente con los recursos humanos necesarios, el servicio prevé la disponibilidad de un equipo de data-entry que se ocupara de informatizar la documentación con entrega de los listados referenciadores correspondientes; dejando instalada una base de datos documental en un equipo del cliente o en uno provisto temporal o definitivamente por DLyS, que permita el acceso fácil a la consulta de la información.
Además el servicio contempla asesoramiento en el lay out de almacenes o depósitos, diseño de estanterías modulares livianas o tipo racks pesado, conforme al tipo de cajas que más se adapten a la relación tipo documento, espacio disponible, volumen de información y de consultas.
Dentro del abono mensual está prevista la actualización del sistema y el ABM registrando todas las transacciones ocurridas en el período.
Como fruto de la experiencia acumulada DLyS ha desarrollado un administrador informático de documentos, que permite la manipulación y el control de los mismos, dentro de variados circuitos documentales tales como contables, administrativos, jurídicos, entre otros.
Este sistema se encuentra en la vanguardia en materia de administración documental informática, a la altura de grandes desarrollos de software existentes a nivel internacional, ajustado a las posibilidades económicas del mercado argentino.
El sistema propiedad de DLyS, se adaptará a las necesidades específicas, siendo posible la personalización para el Organismo o Empresa de que se trate.
En DLyS se satisfacen ambas necesidades por medio de una
racionalización de los espacios y una economía de tiempos
al brindar un rápido acceso a la información correcta.
Delegar el archivo a DLyS puede significar un ahorro del orden y espacio de hasta un 30%, economizando recursos que antes se destinaban a la tarea de archivo, tales como por ejemplo personal y/o espacio físico que bien pudieran estar reservados a otras tareas que resulten en mayores ingresos y beneficios.
Con DLyS se gana en tiempo, orden y accesibilidad.